Personalakte – Datenschutzrechtliche Aspekte

Wenig überraschend Personalakten sind strikt vertraulich! Gem. § 4 BDSG ist ab 10 bzw. 20 Arbeitnehmern sogar ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen. Datenspeicherung in der Personalakte ist nur zulässig, soweit dies für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist (BAG 5 AZR 568/77). Daten sind dann zu löschen,  wenn ihre Speicherung unzulässig war oder ihre Kenntnis für den Arbeitgeber, zur Erfüllung des Zwecks nicht mehr erforderlich ist.

Fraglich ist derzeit, ob Daten ausgeschiedener Mitarbeiter weiter gespeichert werden dürfen. Dies ist jedenfalls dann erlaubt, wenn es um Rechte und Pflichten geht, die durch das Arbeitsverhältnis begründet worden sind (Aufbewahrungspflichten). In allen anderen Fällen hat der Arbeitgeber die Arbeitspapiere herauszugeben bzw. im Falle der elektronischen Speicherung zu löschen.

Übrigens: Auch im Rahmen des BDSG haben die Arbeitnehmer einen Berichtigungsanspruch (§ 35 Abs. 1 BDSG).